Yhteenveto
- Tilintarkastuspalveluiden kilpailutus uudelle kaudelle
- Pöytäkirjojen tarkastus ja julkaisu entistä avoimemmaksi
- Lautakunnan kokoonpano ja järjestäytyminen selväksi neljäksi vuodeksi
- Kokousmateriaalit ja tietojensaantioikeudet turvattu
- Työn tukipalvelut tilintarkastajalle – valmistelusta raportointiin
- Koulutusinvestoinnit varmistavat osaamisen tuleville vuosille
- Rahatoimen hoitoon uudet ohjeet vuoden 2022 alusta
- Sidonnaisuusilmoitukset kuriin valtuustokauden alussa
- Myyntisaatavien seuranta tehostuu – inhimillisyys mukana perinnässä
- Arviointi- ja tarkastusohjelmat vuosille 2021–2024 hyväksytty
- Kokousaikataulut lyötiin lukkoon koko kaudelle
- Esteellisyydet kirjattiin – puolueettomuus varmistettu
Tilintarkastuspalveluiden kilpailutus uudelle kaudelle
Tohmajärven kunnan tarkastuslautakunta päätti kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut kaudelle 2022–2025. Uusi kilpailutus koskee sekä kuntaa että sen tytäryhteisöjä, mikä perustuu kuntalain muutokseen, joka laajensi lautakunnan tehtäviä. Hankintaprosessi annetaan Pohjois-Karjalan hankintatoimen hoidettavaksi. Tarjouksissa vaaditaan muun muassa yhdeksän tarkastuspäivää (osa etänä), lisätarkastuspäivän hinta, sihteerin tehtävät, avustavat työt sekä matkakorvausten hinnat. Päätös mahdollistaa kustannustehokkaan ja tarkoituksenmukaisen tilintarkastuksen järjestämisen koko konsernille.
Pöytäkirjojen tarkastus ja julkaisu entistä avoimemmaksi
Tarkastuslautakunta päätti, että jokaisessa kokouksessa valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Tarkastetut pöytäkirjat allekirjoitetaan sähköisesti ja toimitetaan tarkistettavaksi sähköpostitse lähetettävän linkin kautta. Lisäksi kaikki pöytäkirjat julkaistaan kunnan verkkosivuilla heti tarkastuksen jälkeen, ellei salassapitosäännökset muuta vaadi. Tämä päätös lisää kuntalaisten tiedonsaantia ja vahvistaa hallinnon läpinäkyvyyttä.
Lautakunnan kokoonpano ja järjestäytyminen selväksi neljäksi vuodeksi
Valtuusto on vahvistanut uuden tarkastuslautakunnan kokoonpanon kaudelle 2021–2025. Puheenjohtajana toimii Pauli Hakkarainen (SDP) ja varapuheenjohtajana Ritva Simonen (PS). Jäseninä ovat edustajat kaikista suurimmista puolueista sekä heidän henkilökohtaiset varajäsenensä. Kokouskutsut ja esityslistat toimitetaan jatkossa sähköpostitse vähintään neljä päivää ennen kokousta ja esityslistat julkaistaan verkossa, mikä parantaa tiedonkulkua ja valmistautumista.
Kokousmateriaalit ja tietojensaantioikeudet turvattu
Lautakunta päätti, että sille toimitetaan säännöllisesti talousarvio- ja suunnitelma-asiakirjat, osavuosikatsaukset, tilinpäätös sekä valtuuston ja hallituksen pöytäkirjat arviointitehtävän suorittamiseksi. Salassa pidettävien asiakirjojen pyytämiseen tarvitaan erillinen päätös. Tämä päätös takaa lautakunnan tiedonsaannin ja mahdollistaa tehokkaan arvioinnin.
Työn tukipalvelut tilintarkastajalle – valmistelusta raportointiin
Tilintarkastaja Taina Törrönen vastaa jatkossa kokousten valmistelusta, esityslistojen laatimisesta sekä arviointikertomusluonnoksen valmistelusta. Tämä järjestely perustuu tilintarkastusyhteisön tarjoukseen ja selkeyttää työnjakoa, parantaen lautakunnan työskentelyn sujuvuutta.
Koulutusinvestoinnit varmistavat osaamisen tuleville vuosille
Lautakunta osallistuu KPMG:n seminaariin Helsingissä marraskuussa 2021; osallistumisoikeus laajennettiin myös varajäsenille. Koulutukset rahoitetaan lautakunnan budjetista. Tavoitteena on vahvistaa jäsenten osaamista ja varmistaa laadukas arviointi- ja tarkastustyö koko valtuustokauden ajan.
Rahatoimen hoitoon uudet ohjeet vuoden 2022 alusta
Kunnanhallitus on hyväksynyt uudet periaatteet rahatoimen hoitamiseksi 1.1.2022 alkaen. Käytännöt koskevat varojen käyttöä, talousarvion täytäntöönpanoa ja maksujen käsittelyä. Uudistus tähtää parempaan läpinäkyvyyteen, tehokkuuteen sekä tiukempaan talouden seurantaan – tavoitteena on estää ylilyönnit ja reagoida nopeasti poikkeamiin.
Sidonnaisuusilmoitukset kuriin valtuustokauden alussa
Kaikkien keskeisten luottamushenkilöiden tulee tehdä sidonnaisuusilmoitus kahden kuukauden sisällä valinnasta sekä ilmoittaa muutoksista viivytyksettä. Tarkastuslautakunta seuraa ilmoitusten jättämistä ja toimittaa ne kaksi kertaa vuodessa valtuustolle tiedoksi. Sidonnaisuudet julkaistaan kunnan verkkosivuilla lain sallimissa rajoissa.
Myyntisaatavien seuranta tehostuu – inhimillisyys mukana perinnässä
Talouspäällikkö esitteli ajantasaisen yhteenvedon kunnan myyntisaatavien tilanteesta kesäkuun lopussa 2021. Lautakunnassa käytiin keskustelua perinnän toimintatavoista: tavoitteena on yhdistää tehokas saatavien perintä inhimilliseen otteeseen esimerkiksi maksusuunnitelmien suhteen. Asia jätettiin kunnanhallituksen jatkovalmisteluun, mutta nykyiset käytännöt hyväksyttiin tiedoksi.
Arviointi- ja tarkastusohjelmat vuosille 2021–2024 hyväksytty
Lautakunta hyväksyi arviointisuunnitelman sekä tilintarkastajan työohjelman vuosille 2021–2024. Suunnitelmat kattavat muun muassa toiminnan, talouden tavoitteiden toteutumisen sekä talouden tasapainotuksen arvioinnin erityisesti alijäämätilanteissa. Suunnitelmat toimitetaan tiedoksi myös valtuustolle.
Kokousaikataulut lyötiin lukkoon koko kaudelle
Tulevien kokousten ajankohdat päätettiin ennalta koko vuodelle 2021–2022 varmistaen säännöllisen ja ennakoitavan työskentelyn lautakunnassa.
Esteellisyydet kirjattiin – puolueettomuus varmistettu
Kaikki lautakunnan jäsenet ilmoittivat olevansa esteettömiä käsitellyissä asioissa. Mahdollisista muutoksista esteellisyystilanteisiin tulee jatkossa ilmoittaa välittömästi, jotta lautakunnan päätöksenteko säilyy puolueettomana.
